Prüfungsorganisation und Premiere für SVF
Die Schweizerische Vereinigung für Führungsausbildung SVF engagiert sich für eine zeitgemässe Überprüfung von Führungskompetenzen. Die neue Software des Vertrauens für die Prüfungsorganisation heisst Tocco.
In den letzten Jahren hat die SVF jährlich rund 10'000 Modulprüfungen von jeweils über 3'000 Teilnehmenden abgenommen. 2020 hat SVF über 1'000 Leadership-Zertifikate und rund 7'000 Modulbescheinigungen ausgestellt sowie 331 Personen die eidg. Berufsprüfung Führungsfachfrau/-mann ermöglicht. Prozesse, die man jetzt mit Tocco integriert und weiter optimiert.
Prüfungsorganisation von Einstieg bis Zertifikat
Die Abläufe einer Prüfungsorganisation sind klar definiert. Ziel der Schweizerischen Vereinigung für Führungsausbildung SVF ist es, den Kandidatinnen und Kandidaten ein positives, effizientes und zuverlässiges Erlebnis zu bieten.
Die Software-Lösung leistet hier einen entscheidenden Beitrag für SVF, ist sie doch zentrales Werkzeug für Organisation, Administration und Kommunikation. Anspruch der Prüfungsorganisation ist ausserdem, dass die relevanten Prozesse in der Software möglichst umfassend abgebildet werden können. Idealerweise über den gesamten Prüfungszyklus, von der Prüfungsplanung, über die Ausschreibung und Anmeldung, Zulassung, und Aufgebot, Abwicklung der Prüfungen vor Ort, Zahlung der Prüfungsgebühr inklusive E-Payment, Experten-Planung und -Koordination, Notenerfassung bis zu den Promotionsbescheiden und Zertifikatserstellung. Hier überzeugt Tocco, dank der dem Einsatz von Modulen wie Veranstaltung, Termin, Noten oder Evaluation.
Flexible Lösung für verschiedene Prüfungsformen
Veranstaltungen werden über das Standard-Widget «Veranstaltungsanmeldung» mit Authentifizierung auf der öffentlichen Website implementiert und kundenspezifisch an die Bedürfnisse der SVF angepasst. Es werden sämtliche Ereignisse wie Prüfungen, Experten-Kurse, aber auch Mitgliederversammlungen oder Infoanlässe mitsamt aller angemeldeten Teilnehmer abgebildet.
Im Fokus standen bislang die Prüfungen – Tocco integriert unterschiedliche Prüfungsformen und Typen: Modulprüfungen (Abschluss mit Zertifikat), Berufsprüfungen (Abschluss mit eidg. Fachausweis).
Die Promotionsregeln wurden gemeinsam von Tocco und SVF integriert und nach den Vorgaben der Prüfungsordnung vollständig im System abgebildet.
Ebenfalls aus der Prüfungsordnung in Tocco übernommen wird der Umgang mit Repetenten. Hier erkennt das System schon bei der Anmeldung Prüfungsversuch und Bestehen. Identifiziert werden Repetenten anhand der Sozialversicherungsnummer. So ist eine scheinbare erste Prüfung unter neuem Login nicht möglich. Mit der Anmeldung werden Repetenten nur auf die Prüfungssteile gebucht, die zu wiederholen sind, bei der Berechnung der Promotion werden nur die jeweils neusten Noten für die Berechnung herbeigezogen.
Ein Extranet für alle Fälle
Die Eleganz der digitalen Berührungspunkte prägt den Eindruck entscheidend, die eine Prüfungsorganisation hinterlässt. Hier punktet SVF dank Tocco von Ausschreibung bis Abrechnung. Kandidaten und Experten nutzen den Passwort geschützten Bereich mit personalisierten Funktionen und die Wahlmöglichkeit zwischen den Sprachversionen Deutsch, Französisch, Italienisch. Praktisch für SVF, die WordPress-Website war mittels professioneller Standard-Templates in kurzer Zeit aufgesetzt.
Kandidaten- und Expertenplanung
Besonderes Augenmerk wurde der Kandidaten- und Expertenplanung geschenkt. Kandidaten können sich für Berufs- und Modulprüfungen direkt auf der Website anmelden. Experten mit entsprechender Befähigung finden über das Extranet die Möglichkeit, sich selektiv auf Prüfungstermine anzumelden. Unterlagen im Zusammenhang mit der Organisation oder generelle Informationen für Kandidaten, Experten und weitere Zielgruppen werden zentral im Portal abgelegt. Explizit für Kandidaten und Experten besteht die Möglichkeit, persönliche Dokumente wie Korrespondenz, Rechnungen, Notenzeugnisse und Zeitversäumnisse online einzusehen. Allfällige Befangenheiten werden automatisch überprüft.
CRM für den ganzen Prüfungszyklus
Auch umfangreiche CRM-Funktionen sind in der Prüfungslösung für SVF integriert. Per E-Mail werden jetzt Anmeldebestätigung, Zulassungsbescheid, Einladungen und weitere Informationen verschickt. Zudem haben Nutzer die Möglichkeit, Korrespondenzen mit ihrer persönlichen Unterschrift zu signieren. Einzel- und Massenmails finden ebenso Einzug in die Lösung wie Einzel- und Serienbriefe – ohne Umweg über Word oder Excel. Generell stehen für die Versände individualisierte Layouts und Templates zur Verfügung.
E-Payment – Pilot für die neue Schnittstelle
Ein lang gehegter Kundenwunsch hat Tocco in diesem Projekt mit der Funktion E-Payment implementiert. SVF wünscht beim Anmeldevorgang einen Check-out-Prozess mit Online-Zahlungsmöglichkeit. Das E-Payment ist voll integriert und sämtliche gängigen digitalen Zahlungsmittel werden unterstützt. Voll integriert heisst in diesem Fall, dass das Faktura- und Debitorenmodul voll interagieren und entsprechende Buchungen automatisch erstellt werden. Bei erfolgreicher Zahlung ist kein einziger manueller Schritt mehr notwendig.
Wir danken SVF für die gute Zusammenarbeit und dafür, dass wir einen tiefen Einblick in diese interessante Organisation nehmen durften.
