Handelsschule KV Aarau digitalisiert Ausbildung und Weiterbildung mit Tocco

HKV Aarau, die Bildungsstätte mit breitem Angebot für Bildungsgänge, Kurse und Seminare

HKV Aarau lebt das Konzept der doppelten Bildungsstätte. Dieses ermöglicht eine ideale Begleitung während der beruflichen Laufbahn. Im Bereich der klassischen Berufsbildung bietet die HKV Aarau die Organisation der EFZ und EBA-Klassen für Berufsprofile wie:

• Kaufmännische Grundbildung
• Detailhandel
• Pharma-Assistenz
• Fachleute Apotheke
• BM2, Berufsmaturität Typ Dienstleistungen

Für Berufsleute bietet die HKV Aarau ein breites Angebot in den Bereichen Management, Wirtschaft, Finanzen und Treuhand, Marketing, Detailhandel, Personal, Sozialversicherungen, Sprachen und Informatik. Die HKV Aarau ist mit ihrem Angebot ein wichtiger überregionaler Bildungsanbieter.

Tocco begleitet den gesamten Bildungsweg

Mit ihrem umfassenden Programm begleitet die HKV Aarau Menschen von der Lehre bis zur Kaderposition auf ihrem Bildungsweg. Ideal ist also ein Softwarepartner, der grosse Projekte schon erfolgreich konzipiert und eingeführt hat und die Anforderungen und Abläufe einer Bildungsinstitution mit einer horizontal und vertikal breiten Angebotspalette versteht.

Zwei Geschäftsbereiche, eine Bildungslösung

Ausbildung und Weiterbildung sind zwei komplett unterschiedliche Disziplinen. Nicht nur für die Bildungsorganisation, auch für den Lösungspartner. So müssen grosse Bildungsorganisationen oft zwei Softwarelösungen evaluieren und betreiben. Tocco schafft den Spagat, deckt beide Bereiche ab und kann HKV Aarau den vollen Funktionsumfang der bisher eingesetzten Softwarelösungen bieten.

So kann HKV Aarau zum Beispiel die Angebote aus zwei Geschäftsbereichen über die Website publizieren und die Anmelde-Daten über die Tocco REST-API direkt in den entsprechenden Geschäftsbereich übertragen. Die Adress-Stammdaten hingegen sind übergreifend und ein Teilnehmer ist nur einmal vorhanden.

Tocco, die bewährte Softwarelösung für Bildung und Weiterbildung

Erfahren, erfolgreich am Markt und mit Mut für grosse Aufgaben – in Tocco hat HKV Aarau den idealen Partner gefunden. Nicht nur die Lösung überzeugt, auch die Beratung schafft Vertrauen. Es wird schnell klar, dass hier ein Softwareanbieter am Werk ist, der die Branche nicht nur bedient, sondern sie versteht.

In Erstgesprächen und im anschliessenden Vorprojekt konnte die Beratung durch ihre breite Expertise mit Bildungsprozessen beweisen, dass man sich über das Projekt hinaus für die Branche engagiert. Davon zeugt die Software mit ihrer breiten Abdeckung von branchenspezifischen Prozessen schon im Standard.

Zusätzlich überzeugte das Konzept der offenen Schnittstellen, damit für Drittanbieter flexible Integrationsmöglichkeiten bestehen.

Integrierte Kontaktpflege dank CRM-Modul für massgeschneiderte Kommunikation

Eine funktionierende Kommunikation mit internen wie externen Kontakten ist für den erfolgreichen Betrieb einer Organisation zentral. Über die Zeit kommt die Rekonstruktion der vergangenen Kommunikationen hinzu. Wem wurde was wann versandt? Wie sind wir verblieben? Das Konzept von Tocco greift auch hier.

Tocco bietet eine zentrale und integrierte Möglichkeit zum Versand von Einzel- und Massenmails, sowie zur Erstellung von Einzel- und Serienbriefen. Verschiedenen Datenobjekte können zu unterschiedlichen Korrespondenz- und Mailvorlagen hinterlegen werden. Diese können im Verwaltungsbereich durch den Kunden selbst erstellt und editiert werden.

Die Erstellung der Briefe erfolgt vollständig im System und ohne den Umweg über Word oder Excel. Auf Wunsch können diese Dokumente als PDFs direkt aus dem System erstellt und versendet werden. Die E-Mails, mit denen die Dokumente versendet werden, werden direkt im System abgelegt.

Auch Personen ausserhalb der Bildungslandschaft wie Eltern, Erziehungsberechtigte und Berufsbildner können direkt aus dem System angeschrieben werden.

Weite und integrierte Systemlandschaften dank offenen Schnittstellen

Ziele erreicht man selten allein. Im Geschäftsleben noch weniger. Darum pflegt Tocco den partnerschaftlichen Weg. Das heisst, durch gegenseitiges Geben und Nehmen gemeinsame Ziele zu erreichen. Dazu gehört auch, die Türen für Lösungen von Drittanbietern zu öffnen und deren Integration zu ermöglichen. Damit der Kunde täglich mit der bestmöglichen Lösung arbeiten kann.

Integration per Standard-Modul zu Abacus

Im Finanzbereich wird für das Hauptbuch, die Kreditorenbuchhaltung und die Lohnbuchhaltung Abacus eingesetzt. Der Abacus-Integrator ist die Firma Customize. In Abstimmung mit allen Parteien eignet man sich darauf, für den periodischen Abgleich mit der Finanzbuchhaltung ein Tocco Standard-Modul zu lizenzieren und implementieren. Neben der Schnittstelle in das Hauptbuch wurde auch eine Schnittstelle in die Lohnbuchhaltung implementiert.

clavis IT – Integrationspartner für erfolgreiche Anbindung

Für eine nahtlose Integration setzte HKV Aarau auf einen erfahrenen Integrationspartner. Die clavis IT betreute das Projekt von Anfang an und realisierte sämtliche weiteren Schnittstellen in enger Kooperation mit dem Kunden und Tocco.

WSO2 – Next Generation Integration-Plattform und API-Management

Als Integrationsplattform wurde WSO2 als flexible und führende Open Source Middleware für Integration, Schnittstellen und API-Management gewählt. WSO2 basiert ausschliesslich auf offenen Standards und unterstützt die gängigen Industrie-Standards, natürlich auch REST und JSON. So wurden etwa zahlreiche Schnittstellen konzipiert und Drittlösungen angebunden. Dazu gehören etwa:

• Drupal Redaktionssystem
• Microsoft Active Directory Services
• WebUntis Planungstool
• Escada (Kantonale Lösung)
• TVA Telefonanlage
• Teams

Portal für Lernende, Studierende, Lehrpersonen und Dozenten

Einen grossen Beitrag zur Effizienz und Praktikabilität im Alltag wurde mit dem Extranet geschaffen. Es ist die Schnittstelle für die inhaltlichen Funktionen und Prozesse, die direkt aus der Schulverwaltung stammen und an einen grösseren Teilnehmerkreis eskalieren. Das Extranet wurde für Lernende, Studierende, Lehrpersonen und Dozenten aber auch für Berufsbildner und Lehrbetriebe konzipiert.

Volle Übersicht für Lehrpersonen

Als Lehrperson ist der Überblick über die eigene Planung und die Kontrolle über die Teilnehmer wichtig. So erlaubt die Einsatzplanung Rückmeldungen, ob die geplanten Einsätze passen, oder nicht. In der Präsenzkontrolle kann Anwesenheit bewirtschaftet werden und Noten, die online eingepflegt werden, fliessen direkt ins System. Begleitet wird die Portal-Lösung von einer persönlichen Dokumentenablage und einer Honorar- und Spesenabrechnung.

Alle Informationen für Studierende und Berufsbildner

Den Studierenden sehen online ihren persönlichen Stundenplan, können nach Veranstaltungen suchen und sich die Termine im iCal-Format exportieren. Die persönlichen Noten und Bewertungen sind einsehbar, ebenso wie die Absenzen, die offenen Rechnungen und der Studierenden-Ausweis. Ergänzt wird das praktische Portal mit der Möglichkeit, Klassenlisten zu erstellen und persönliche Dokumente einsehen zu können. Auch für die Berufsbildner sind wichtigste Funktionen wie Stundenpläne, Noten und Absenzen ihrer Lernenden einsehbar.

Elegant und sicher – ein Login für alle Funktionen dank Single Sign-on

Ein automatisierter Login übergreifend vom Portal des Schulinformationssystems bis in die Microsoft365-Welt? Auch das macht Tocco möglich – mit dem SSO-Modul. Die Authentifizierung erfolgt automatisch auf Basis der Office365-Accounts. So entfällt die Eingabe von Benutzernamen und Passwort auf allen anderen Accounts.

Qualifikationsverfahren und Prüfungsabwicklung

Das Qualifikationsverfahren QV ist der Schlusspunkt der Berufsausbildung. Die Prüfungsabwicklung des QV ist komplex, insbesondere die dahinterstehenden Strukturen und Bildungsverordnungen im kaufmännischen Bereich. Auch in diesem Bereich greifen die Module Veranstaltung und Noten von Tocco. Dadurch können die Experten die Noten direkt am System einpflegen und anschliessend Promotionen errechnet und Zeugnisse ausgegeben werden.

«Prüfung bestanden», resümiert HKV Aarau, einer der grössten KV-Schulen der Schweiz und nach kv pro und Zentrumbildung die dritte kaufmännische Bildungsorganisation im Portfolio von Tocco.

Wir bedanken uns bei HKV Aarau und den Integrationsdienstleistenden für die sehr angenehme Zusammenarbeit. Insbesondere möchten wie die Leistung und Zusammenarbeit mit der Projektleitung und der internen IT-Abteilung auf Kundenseite hervorheben, so macht Digitalisierung Spass.