AKAD und Tocco – Bildung gemeinsam erfolgreich digitalisieren
Der private Bildungsanbieter AKAD administriert und digitalisiert sein Bildungsangebot neu mit Tocco. Mit diesem Schritt spannen zwei Schweizer Unternehmen zusammen, die sich täglich für bessere Bildung einsetzen. Die AKAD mit ihrer erfolgreichen AKAD-Methode und Tocco, der bewährten Softwarelösung, die Bildung administriert und organisiert. Die integrierte Lösung von Tocco vereint die Funktionen von 14 Teillösungen, die bei AKAD im Einsatz standen und bindet die neue Website ein.
Schulverwaltung von Adresse bis Zeugnis per Standard
«Mit Bildung zum Erfolg» – so lautet das Motto der AKAD. Aber wie gelingt der Erfolg in der Bildung? Mit Förderung der Methoden-, Selbst- und Fachkompetenz, einem Angebot, das individuelle Interessen und Ansprüche berücksichtigt und die Planung der stark engagierten Studierenden unterstützt. Ein Qualitätsverständnis, das hohe Anforderungen an die eigene Organisation und Administration stellt – und somit an die Software, die diese Prozesse abbilden soll.
Tocco bietet mit gleichnamiger Cloud-Software genau die Lösung, die im Standard einen grossen Teil der benötigten Funktionen integriert. Im Zentrum der Lösung steht bei Tocco immer der CRM-Gedanke, die Adressverwaltung mit integrierten Kommunikationsmöglichkeiten. Die Module organisieren Personen und Adressen von Pädagogischen Mitarbeitenden, Studierenden, Alumni, Lieferanten, Partnern und administrativen Mitarbeitenden und stellen diese für weitere Prozesse zur Verfügung. Kommunikation, Anmeldung, Dokumente, Noten, Fakturierung, Zahlungseingänge – alle im studentischen Leben administrativ relevanten Funktionen finden sich so zentral auf der Person.
Das Projekt wurde in einem Vorprojekt im Detail konzipiert und viele Elemente des Projekts konnten von AKAD in eigener Regie implementiert werden: Reports, Lehrgangs- und Notenstrukturen sowie die sehr umfangreiche Datenübernahme.
Sag’s einfach online – via Web direkt ins Backoffice
Berufliche und allgemeinen Weiterbildung, BMS, Passerelle, gymnasiale Maturität, Sprachen oder Vorkurse – Bildung ist zentral, muss im beruflichen und familiären Alltag aber örtlich und zeitlich flexibel gestaltet werden können. AKAD kann Studierenden und Lehrpersonen dank Tocco mit dem Online-Portal eine elegante Lösung anbieten, die die administrativen Szenarien als Self-Service ermöglicht. Dank der grossen Auswahl von Widgets lassen sich viele Prozesse direkt im Portal erledigen: Lehrpersonen schätzen die Online-Erfassung von Noten oder Präsenzkontrolle. Studierende können ihre Stundenpläne, Noten oder Absenzen einsehen, auf Dokumente und Evaluationen zugreifen oder direkt in die E-Learning-Umgebung wechseln. Das Portal ist bei Tocco bekanntlich ohne Schnittstelle direkt in der Lösung enthalten, alle geänderten Daten fliessen direkt ins Backoffice und sind immer aktuell.
Finanzen, Website, Raumdisposition und Logistik – REST vereint die besten Lösungen mit Tocco
Im Rahmen des Projekts wurden auch zahlreiche Drittlösungen mittels REST-API angebunden. Die Schnittstellen wurden als integrale Bestandteile des Projekts angesehen und mit den jeweiligen Integratoren konzipiert und zum grössten Teil von der hausinternen Informatikabteilung der Kalaidos Bildungsgruppe realisiert. Zu den angebundenen Lösungen gehören folgende:
- Die Finanzen werden bei AKAD und in der gesamten Kalaidos Bildungsgruppe mittels Abacus abgewickelt. Es wurden Schnittstellen für Personalstammdaten, Debitoren und Lohn implementiert.
- Die Website wurde von der Partner-Agentur Baker-Street auf Basis von Wordpress komplett neu konzipiert und integriert. Die Website interagiert in den Bereichen Angebotspublikation, Online-Anmeldung und Lead-Management direkt mit der Schullösung.
- Die E-Learning-Plattform OpenOlat stand schon bei Projektbeginn im Einsatz und wurde per Standard-Schnittstelle angebunden. Die Teilnehmer und Lernräume werden abgeglichen. Die Schnittstelle zu Tocco gehört zum Standard-Leistungsumfang von OpenOlat.
- Die im Einsatz stehende Scanlösung Konica-Minolta von GraphaX wurde ebenfalls smart angebunden, sodass die gescannten Dokumente direkt in Tocco übertragen und am richtigen Ort abgelegt werden.
- Da Räume bei der Kalaidos Bildungsgruppe schulübergreifend und zentral mittels Rooms disponiert werden, wurde nicht die integrierte Funktionalität von Tocco eingesetzt. Raumbedarf und -wünsche werden an die Dispo gemeldet, disponierte Räume werden an die Schulverwaltung zurückgemeldet.
- Die Lehrmittel sind in der AKAD-Welt und für die AKAD-Methode sehr wichtig und werden selbst produziert. Produktion und Auslieferung erfolgen jedoch durch den Partner Lüthy Balmer Stocker, die auf die Software beeline setzen. Für die Bedürfnisse von AKAD wurden spezifische Lehrmittel-Funktionalitäten entwickelt, damit Versandpläne und Lehrmittel-Bestellungen aus den gemeinsamen Katalogdaten zielgerichtet an die Partner übermittelt werden.
- Die pädagogischen und administrativen Mitarbeitenden werden alle in einem zentralen Active Directory geführt und werden von Tocco übermittelt. Auch diese Schnittstelle wurde im Rahmen des Projekts implementiert.
Das Projekt wurde innerhalb eines Jahres realisiert, vorausgegangen sind umfangreiche konzeptionelle Vorarbeiten. Neben AKAD wurde auch die SfG Schule für Gesundheitsberufe als weiterer Geschäftsbereich implementiert. Die SfG ging als Pilotprojekt bereits 6 Monate früher in Betrieb.
Wir danken AKAD für die partnerschaftliche und zu jeder Zeit zielführende Zusammenarbeit und freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit.
