Fachschule TEKO bildet neu mit Tocco
Die Fachschule TEKO bildet schweizweit über 1’700 Studentinnen und Studenten aus, die von 450 Dozentinnen und Dozenten betreut werden. In den drei Bereichen Technik, Wirtschaft und Handel bietet die 1969 gegründete Fachschule Workshops, kaufmännische und betriebswirtschaftliche Lehrgänge, sowie Studien an der Höheren Fachschule HF und Nachdiplomstudien NDS HF. Jeder Lehrgang führt zu einem Abschluss mit einem schweizerisch, eidgenössisch oder international anerkannten Diplom. Für die Organisation der Angebote und die damit verbundene Kommunikation mit allen Beteiligten setzt TEKO neu auf Tocco.
TEKOs Spezifikationen sind umfangreich und zeigen sich durch die fünf unabhängigen Schulen und Standorte unterschiedlich zu einem Standardprojekt. Hervorgehoben wurden von der Projektleitung seitens TEKO in Glattbrugg vor allem folgenden Anforderungen.
- Die verschachtelten Studiengänge führen zu komplexen Anforderungen hinsichtlich der Abbildung von Reglementen und Zeugnissen.
- Die fünf Standorte kennen ähnliche, aber nicht identische Prozesse.
- Jeder Standort hat unterschiedliche Lösungen im Einsatz, die punkto Datenhaltung und Ablauforganisation harmonisiert werden müssen.
Komplexe Anforderungen führten die TEKO nach einem sorgfältigen Auswahlverfahren zu Tocco, dem Unternehmen, dass sich seit 20 Jahren auf Bildungslösungen spezialisiert und die eigene Lösung zu vollumfänglich selbst entwickelt und in der Schweiz betreibt.
Entscheidend für den Zuschlag ist aber auch die Fitness der Zürcher Softwareschmiede hinsichtlich Umsetzungstempo und Flexibilität im Umgang mit Mandanten und dem gewünschten, stufenweisen Ausbau. Zürich, Olten und Bern legen los, Luzern und Basel schliessen sich Ende Jahr an.
Alle Mandanten profitieren zu jedem Zeitpunkt vom gesamten Leistungsumfang aber in ihrer eigenen Arbeitsumgebung, mit einem vollständig ortsunabhängigen Zugriff.
Reglemente und Zeugnisse für verschachtelte Studiengänge
Auch die komplexe Anforderung, Studiengänge verschachtelt darzustellen, ist Teil der Lösung. In Tocco werden Quereinsteiger, Studenten, die gleichzeitig in zwei Semestern sitzen, Fächerabtausch oder veranstaltungsübergreifende gemeinsame Semester abgebildet.
Was betrieblich einfach organisiert ist, stellt in Bezug auf die Qualifikationsstrukturen und das Notenmanagement hohe Anforderungen. Dank breitem Knowhow im Bildungsumfeld profitiert TEKO von cleveren Modulen und Lösungen.
Für gemeinsam geführte Fächer bietet Tocco die sogenannten «Parallelveranstaltungen». Dabei werden die Ausgangsveranstaltungen beibehalten, damit die Qualifikationsstrukturen bestehen bleiben. Diese werden für die betriebliche Umsetzung um eine «Parallelveranstaltung» ergänzt.
Eine spezialisierte Lösung, die TEKO im Arbeitsalltag massgeblich unterstützt. Das Umsetzungskonzept bietet mit einem Extranet aber noch weitere Erleichterungen für die Administration.
- Quereinsteiger können jederzeit integriert werden und werden in der einheitlichen Notenstruktur abgebildet und laufen über denselben Zeugnis-Report wie alle Studenten.
- Repetenten können einfach im System geführt werden, auch ihre Noten werden automatisch auf das Zeugnis übernommen.
- Die Lösung kann so konfiguriert werden, dass eine Änderung der Anzahl Fächer im laufenden Semester abgebildet werden kann.
Unterschiedliche Prozesse an verschiedenen Standorten
In der Software werden die Personen- und Adressdaten von Studierenden, Dozierenden, Interessenten, Lieferanten, Partnern und Mitarbeitenden angelegt und administriert. Diese Daten stehen zentral für die weiteren Prozesse zur Verfügung. Die einzelnen Standorte werden als Mandanten abgebildet.
Jede Person und Adresse kann aus jedem Mandanten eingesehen und editiert werden. Eine Person oder Adresse wird bei der Erfassung automatisch einem erfassenden Mandanten zugeordnet und kann weiteren Mandanten zugeordnet werden. Dadurch kann der Personen- und Adress-Stamm jederzeit gefiltert werden.
Auch lassen sich umfassende Gestaltungsmöglichkeiten in der Struktur der Personeninformationen umsetzen. Funktion, Interesse, Branche, Aktivität inklusive Verbindung zu Vorgesetzten, Eltern und gesetzlichem Vertreter. Die Listen selbst können individuell konfiguriert und verwaltet werden.
Viel Flexibilität und zentrale Daten in einer Lösung – die Standorte und die Projektleitung in Zürich sind zufrieden.
Harmonisierung verschiedener Lösungen
Die einzelnen TEKO-Standorte hatten bis anhin verschiedene Lösungen im Einsatz und müssen Punkto Datenhaltung und Ablauforganisation harmonisiert werden.
Über die Jahre gewachsene und heterogene Datenablagen und Administrationslösungen zählen zu den häufigsten Gründen, die Kunden zur Evaluation einer integrierten Lösung motivieren.
Bei TEKO waren vor Tocco hauptsächlich ACT, Access und Excel im Einsatz, vom Tagesgeschäft hin zur Auswertung und Notenberechnung. Ein Konzept, das über die Zeit redundante Arbeitsabläufe und damit Zusatzaufwände generiert.
Mit der Tocco-Lösung finden nun alle Daten und Prozesse in einer Umgebung ein Zuhause. Die Bedienung ist systemübergreifend identisch und alle Informationen sind übersichtlich dargestellt.
Wie immer nahm das Projekt seinen Anfang in einem Vorprojekt. Auch im Fall TEKO konnten sich alle Schulleiter dadurch im Vorfeld ein genaues Bild der zukünftigen Lösung machen. Wir freuen uns mit TEKO auf die Partnerschaft und die neue Ära in der Schuladministration.
