K5 integriert mit Tocco
Das Basler Kurszentrum K5 fördert durch Sprache und Begegnung die soziale und berufliche Integration von Migrantinnen und Migranten aus fünf Kontinenten. Die bisherige Administrationslösung unterstützte die Prozesse nicht genügend oder bot für spezifische Anforderungen keine professionelle Antwort. Ein Fall für Tocco.
Bevor die Tocco-Berater das Konzept für den Wechsel der Administrationslösung konzipieren, werden in einem Vorprojekt die Anforderungen mit dem Kunden gemeinsam besprochen. Bald erkannten die Parteien, dass Tocco durch die langjährige Erfahrung im Bildungssektor bereits im Standard viele Funktionen abbildet.
Umfangreiche Integration
Vor Tocco war Cobra als Administrationslösung im Einsatz, Comatic für die Fakturierung, Sage200 für die Lohnbuchhaltung, Contao als Redaktionssystem für die Webseite und Outlook für die Terminverwaltung. Zusätzlich wurden Prozesse ausserhalb dieser Systeme mittels Excel und Word geführt. Mögen die System einzeln überzeugen, ergeben sich doch bei der vernetzten Nutzung Doppel- und Dreifacherfassungen, die zu Fehlern und Mehraufwänden führen. Hier überzeugt Tocco. Basierend auf einem Datenstamm werden alle, für die Administration relevanten Dienste integriert geführt.
Top Module im Einsatz
Wichtig für K5 ist vor allem eine sauber und effiziente Abwicklung der Kurse und des Fundraisings. Entlang dieser Bedürfnisse wurde für K5 ein Modulpaket mit folgendem Inhalt geschnürt.
- Person und Adresse
- Kontakt und CRM
- Korrenspondenz
- Veranstaltung und Termine
- Spende und Kampagne
Neustrukturierung Kursverwaltung
K5 unterscheidet 16 verschiedene Kursformate mit 64 unterschiedlichen Ausprägungen mit teilweise mehrfacher Durchführung. Dazu gehören auch Kurse wie die telc Vorbereitungen inklusive Prüfung. Was vor Tocco zwei bis drei Tage Aufwand und manuelle Bearbeitung im Excel bedeutete, organisiert man nun in Tocco Lösung im Handumdrehen. Alle Teilnehmer werden in Klassen aufgeteilt und jedem Teilnehmer die Prüfungstermine zugewiesen.
Umfassende Kampagnenbetreuung
Tocco unterstützt Kurszentren wie K5 auch bei Versänden und Kampagnen. Herbst- und Weihnachtsversände können genau so einfach administriert werden wie Newsletterkampagnen oder die Zustellung der Jahresberichte. Mail und Korrespondenz machen Massenversände per Knopfdruck möglich. Die generierten PDFs können über den klassischen Postversand oder via E-Mail versandt werden. Besonders interessant bei online Versänden wie Newsletterkampangen ist die Möglichkeit, Versandauswertungen einsehen zu können. Sie wissen also, wer ihre Mails gelesen hat und welche Links geklickt wurden.
Integrierte Spendenlösung
Spendenaufrufe und Dankesschreiben lassen sich direkt im Tocco verfassen und versenden. Dabei ist Spende nicht gleich Spende – das System unterscheidet Geldspende, Legat, Zinsloses Darlehen, Mitgliedschaft und vielen mehr. Auch die Verdankung ist dank cleverer Filtermöglichkeiten und integriertem Reporting in ein paar Klicks erledigt.
Die Einführung konnte dank hervorragender Zusammenarbeit mit K5 im kompakten Zeitrahmen von vier Monaten erfolgen.
