Samariter Schweiz digitalisiert mit Tocco

Viel Hilfe für viele Helfer – Tocco bewährt sich bei komplexen Prozessen

Die bisher eingesetzte ERP-Software war in die Jahre gekommen. Bei Samariter Schweiz war man sich bewusst, ein Software-Wechsel steht an. Das Jubiläumsjahr 2023 lädt ein, sich zum 135-jährigen Bestehen den Digitalsierungs-Schritt zu wagen und sich mit der ERP-Lösung von Tocco neu aufzustellen.

Schon im Vorprojekt wurde klar, Samariter Schweiz hat in Tocco die passende Lösung gefunden. Komplexität und Grösse der Organisationsstruktur mit bis zu fünf Hierarchie-Ebenen werden in der Lösung aus Zürich Software-Schmiede bestens aufgefangen und abgebildet:

• Dachverband Samariter Schweiz
• 24 Kantonalverbände
• Rund 800 Samaritervereine
• 125 Jugendgruppen
• Rund 18 800 Mitglieder

Die komplexe Datenübernahme beinhaltete nicht nur Stammdaten aus der Adresse. Auch Prozess- und Bewegungsdaten wurden teilweise übernommen und stellen hohe Anforderungen an die Analyse und Konzeption und die technische Zuordnung und Übernahme in die zahlreichen Geschäftsbereiche.

Flexible Projektgestaltung in Umbruchphase

Während der Einführungsphase stand die Organisation im Zeichen der Veränderung. Was sich in der Umbenennung von «Schweizerischer Samariterbund» zu «Samariter Schweiz» symbolisch äusserte, war nur eine logische Folge der strategischen Weiterentwicklung des Verbundes. Auch Funktionen und Organisationsstrukturen waren in Bewegung und auch das Corporate Design wurde während der Projektphase angepasst.

In der Tocco-Lösung integriert wurde auch die verstärkte Ausrichtung von Samariter Schweiz als Business Services-Dienstleister. Mit dieser Abteilung fokussiert die Organisation auf Firmenkunden und deren Bedürfnisse rund um Erste-Hilfe-Ausbildung von Mitarbeitenden im Falle von Betriebsunfällen. Dies forderte einen Fokus auf CRM-Aspekte in der Software.

Fakturierung nach diversen Logiken

Die vielschichtige Organisationsstruktur wirkt sich auf die Fakturierungs- und Verteilungsmechanismen aus. Zum Beispiel werden Kommunikationsbeiträge, Kursleiterabgaben, Versicherungsbeiträge oder IVR-Kursgebühren nach individuellen Logiken weiterverrechnet. Zusätzlich werden die Rechnungen nicht nur an Vereine, sondern teilweise auch an Kantonalsektionen gestellt.

Funktionen von Personen und Administration Funktionäre via Extranet

Innerhalb der Organisation Samariter Schweiz wird vielen Personen eine Funktion zuteil. Die Funktionäre finden ihren Weg in die Lösung per Extranet. Im Extranet können alle Verantwortlichen Personen ihre Mitglieder verwalten, sowie ein- und austreten lassen. Die Funktionäre selbst können

• sich zu Kursen an- und abmelden
• ihr Profil anpassen
• weitere Funktionäre an- und abmelden
• ihre Qualifikationen im Zusammenhang mit Aus- und Weiterbildungen pflegen
• auf Dokumente zugreifen und
• Umfragen durchführen.

Weiter freuen sich Kursleitende und Referenten über Funktionen wie Präsenzkontrolle, Einsatzlisten und Stundenpläne. Das gesamte Extranet liegt dreisprachig vor.

Wir danken Samariter Schweiz, dass wir sie während der Neugestaltung im Jubiläumsjahr in der Digitalisierung unterstützen konnten und sind gespannt auf die zukünftigen Wünsche und Projekte.